企業流程管理與文件管理雙「管」齊下　建構製造業IT應用骨架　華苓科技產品發展處處長 莊宏文
華苓科技產品發展處處長莊宏文指出，商業流程管理 (Business Process Management；BPM)常與工作流程(Work Flow)混為一談，事實上，兩者間有很大的差異，依據Gartner Group的定義，所謂商業流程管理，是指1套完整的工具與服務，可提供企業內部工作流程分析與資訊系統整合，以及合作夥間的應用整合，進而符合協同運作的要求，由此可見，BPM非常強調「整合」。至於工作流程，通常僅限於單一工作從頭到尾所有作業之控管，例如採購作業流程、請款作業流程等，所以，企業內部通常會很多不同的工作流程。
當前工作流程大致分為系統導向式與使用者導向式2種，不過，一般以兩者混合的類型居多，且多與企業資源規劃 (ERP)等系統相整合。與直線型工作流程不同的是，商業流程管理是1個循環、1個流程生命週期管理，會歷經開發、執行追蹤、監控管理及分析等循環，常見的商業流程管理在製造業的應用包括：ERP類的請購、採購、驗入／入庫、費用申請；人資類的請假／銷假、加班、外訓申請；製造類的工程變更通知 (ECN)、逆物流(RMA)及8D問題解決法；OA類的文具申請及會議室申請。
至於文件管理系統(Document Management System；DMS)的主要功能，大致包括索引資訊、完整搜尋、權限控管、文件保全、文件審核及版本控管等，其中，索引資訊可分為技術文件、ISO文件、紀錄表單或合約文件等分類，以便檢索；在快速搜尋功能上，可提供多種搜尋選項，並依據不同欄位進行搜尋，不僅如此，還可提供自訂欄位搜尋及全文檢索功能；在完整搜尋方面，可自訂搜尋結果報表欄位，使用者可預設欄位或自選欄位匯出Excel報表；在版本控管方面，可採非常嚴格的ISO文件生命週期管理機制，不論發布或改版，都有鉅細靡遺的控管措施，從草稿、審核、已發布，到作廢、過期及刪除，全都能掌控清楚。
莊宏文表示，一般文管系統僅有審核簽 (循序簽)流程，華苓科技旗下的Docpedia，則提供可彈性設定的制修廢流程，權限申請(調閱)流程與分發流程，滿足使用者的多種需求。在流程設定上，堆積木設定方式非常方便快速，即使遭遇人員異動，也完全不需更改流程，且調整時只要以拖拉方式進行即可。該方案另外具備安控機制，會依據不同使用者的權限，提供多層次安控防護，例如可讀取者，不見得可存檔，或是可瀏覽者，不一定可下載；該機制並支援電子回收功能，例如員工離職時，可立即收回權限。大體上，文管系統在製造業最常見的應用，不外ISO文件管理、技文件管理、知識文件管理、紀錄管理、專案管理及部門文件管理等。
莊宏文指出，商業流程管理整合文管系統，會產生很多種行為，包括文件置入／轉檔、資料夾建立、建立索引卡資料、設定權限、取得檔案及文件資訊與統計報表等。值得注意的是，流程接文管系統，可能會出現許多人為因素所導致的問題，例如文件放錯位置，導致原稿遺失；PDF沒轉，導致積件等效率太差的情形；原稿與 PDF對應錯誤，徒增人力浪費；沒加浮水印，導致安全出現漏洞；權限未正確設定，致使交接、代理出現問題。到底該如何克服上述人為因素所引發的種種狀況？對此莊宏文表示，透過API整合是最佳方式，外部應用程式也可藉由API及商業流程管理，與文管系統間有更好的協調溝通。<摘錄電子>